Sistemas y procesos

Sistemas y procesos

Son considerados como un requisito destacado para que nuestra vida sea más sencilla.

Los sistemas y procesos liberan nuestra mente de rutinas, descargando la solución de problemáticas ya analizadas y permitiendo atender nuevos proyectos y problemas, que a su vez serán resueltos con nuevos sistemas y procesos.

Tenemos sistemas siempre que algo se repite como una manera competente de conseguir un resultado esperado y se convierte en una forma de actuación cómoda y funcional, que da resultado.

Nuestro mundo está regulado por hábitos y modelos de comportamiento, y por tanto, hemos creado sistemas propios que nos dan seguridad, tranquilidad y paz.

Tener reglamentado lo rutinario nos determina un orden de vida. Saber qué hacer y cómo actuar en cada situación nos produce equilibrio y serenidad. Aquello que seguimos y en lo que confiamos crea nuestro sistema; y son sistemas cuando sencillamente los tenemos identificados.

Una vez identificados, si los podemos automatizar o procesar de forma que otra persona o un mecanismo sea capaz de hacerlo, habremos creado el proceso.

Así, identificamos los sistemas como la búsqueda de interrelaciones que funcionan, y los procesos como la rutina ya establecida que evita la generación de decisiones sobre situaciones ya identificadas y solucionadas.

No obstante, disponer de un proceso no nos libera de errores ni de nuevas complicaciones. De hecho, estos nuevos inconvenientes surgen dentro del proceso como incidencias, al no haber sido resueltas de acuerdo con las indicaciones que habíamos definido en el sistema. Esto pasa cuando algo cambia o cuando se ha omitido aquello que creíamos sistemático y constante, y en realidad no estaba bien enfocado.

La realización de una acción rutinaria que no tenga identificados sus protocolos de actuación y no se sepa qué sistema sigue o si es repetitiva en otras actuaciones, no se podrá procesar, suponiendo esto una pérdida de eficiencia y productividad.

Por lo tanto, este hecho implica que si cambia la persona asignada a esa tarea, la nueva comenzaría desde cero, cometiendo errores nuevos y repitiendo los anteriores, quedándose, así, sometida a un proceso de aprendizaje por acción-error.

Los sistemas son resultado de la observación, del método de error, de la experiencia o incluso de la rutina confortable, pero siempre aportando soluciones; de lo contrario, el hombre, por obligación, cambia y busca el sistema que soluciona.

Cuando los sistemas son procesados, liberan carga de trabajo, eliminan riesgos y simplifican tareas, y sobre todo, protegen el desarrollo intelectual del trabajador hacia otras ocupaciones de un valor añadido superior. Todo ello dota de mayor eficiencia a la empresa y al empleado.

Los procesos han de estar perfectamente especificados en su operativa de trabajo como en sus especificaciones técnicas. De nada sirven procesos que funcionen a la perfección si nadie sabe cómo manejarlos o, simplemente, no disponen de controles de calidad.

A veces se dice que los procesos son muy rígidos, que no tienen flexibilidad para tratar casos especiales. Considero que es mejor atender los casos especiales aparte en lugar de tratar todos los casos como especiales, ya que nunca pueden tener más coste que el beneficio que aportan.

Finalmente, hay un hecho inherente a los sistemas y procesos y es que éstos están definidos para saltárselos; con esto quiero decir que todo sistema diseñado por un ser humano tiene limitaciones y, en algún momento, no tendrá la posibilidad de obtener un tipo de respuesta diferente. Los procesos son cómodos, pero siempre son rígidos frente a la velocidad de cambio de lo que considerábamos sistemático, y de pronto, sin saber por qué, deja de serlo.

En estos casos, hemos de saltarnos el proceso y buscar la solución al problema desde afuera. Conviene recordar que ningún proceso, por muy bien definido que esté, sustituye la capacidad de decisión y gestión de los órganos de gobierno de la empresa que cuidan de la alineación de los procesos con los objetivos de la compañía.

Es imposible que los procesos detecten lo sistemático fuera de ellos. Somos las personas las encargadas de esto.

Aquellos que no creen en los sistemas no suelen ser sistemáticos y por ende les cuesta ordenarse, asumir responsabilidades, y creer en los compromisos.

Detectar sistemas y desarrollar procesos se asemeja a fundar y grabar principios de actuación que resuelven necesidades conocidas. Es nuestra forma de atender compromisos y no fallar; y la memoria tiene un límite, y más en las empresas.

A veces, es mejor un proceso basado en un sistema incompleto e imperfecto pero reconocido antes de trabajar, que empezar a trabajar e intentar encontrar un sistema perfecto (decisión casi perfecta para no desarrollar nunca el negocio)

Básicamente, se trata de pensar antes de actuar, teniendo previstas la mayoría de las situaciones.

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2013-09-17T17:28:12+02:00